Tietosuojaseloste

Suojaamme yksityisyyttäsi

Jotta voimme toteuttaa Järjestödigi-kartoituksen keräämme ja käsittelemme joitakin sinua  koskevia tietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä  periaattein sitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi  koskien. Olemme sitoutuneita käsittelemään henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen ja  sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten jäljempänä luetellut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja  käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin yhteisiä tarkoituksia varten.

Jokaisella tässä tietosuojaselosteessa luetellulla rekisterinpitäjällä saattaa olla myös muita  henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Voit tutustua näihin tietosuojaselosteisiin:  

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin. Lähtökohtaisesti seloste päivitetään tarvittaessa  vuosittain Järjestödigi-kartoituksen toteutuksen yhteydessä. 

Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen 

Avoine Oy
Opastinsilta 8 E, 00520 Helsinki

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry (vastaa kartoituksessa käytetystä kyselytyökalusta)
Pieni Roobertinkatu 9 MOW, 00130 Helsinki

Viestintä-Piritta Oy
Aleksis Kiven katu 50, 00510 Helsinki  

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö 

Rekisteriä koskeviin kysymyksiin vastaa Avoine Oy:n tietosuojavastaava Tuomo Heikkilä.  Tietosuojaa koskevat kysymykset lähetetään osoitteeseen ​tietosuoja@avoine.fi​.  

Rekisterin nimi

Edellä kuvattujen toimijoiden Järjestödigi-kartoituksen vastaajarekisteri.

Miten vastaajien henkilötietoja käytetään?

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat:  

  • Kyselyyn vastanneiden kesken toteutettavaan arvontaan osallistuneiden henkilöiden tavoittaminen palkintojen jakamiseksi.
  • Kartoituksen laatiminen ja henkilötietoja sisältävät lainaukset niiltä osin, kun vastaaja on antanut tähän erikseen luvan.
  • Markkinointi ja asiakasviestintä yhteisrekisterinpitäjien toimesta, mikäli vastaaja on antanut erikseen tähän luvan.
  • Mahdollisten sopimusten ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim.  väärinkäytöstilanteissa).
  • Tutkimuskäyttö (kolmansille osapuolille henkilötietoja ei näissä tilanteissa luovuteta, vaan  tiedot anonymisoidaan ennen luovutusta)

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyyn on voimassa vähintään yksi seuraavista perusteista:  

  • Kyselyn yhteydessä toteutettavan arvonnan toteuttaminen ja vastaajien tavoittaminen.
  • Kartoituksen raportoinnin taustoittaminen henkilötietoja sisältävillä lainauksilla, mikäli vastaaja on tämän erikseen sallinut.
  • Asiakas- ja markkinointiviestinnän toteuttaminen mikäli vastaaja on tämän erikseen sallinut.  

Mitä tietoja vastaajista kerätään?

Järjestödigi-kartoituksen toteutuksessa käytettävään kyselyyn on mahdollista vastata jättämättä  yhteystietoja. Kyselyyn vastaajat voivat erikseen valita antavatko kyselyn yhteydessä seuraavat  henkilötietonsa, jotka tallennetaan tähän rekisteriin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Taustajärjestö

Lisäksi kyselyn toteutuksessa käytetty taustajärjestelmä kerää teknisiä käyttö- ja lokitietoja, jotka  joissakin tilanteissa voidaan rinnastaa henkilötietoihin. Käyttö- ja lokitietoja ei käytetä  tunnistustarkoituksiin, ellei viranomaistaho erikseen tätä yhteisrekisterinpitäjiltä edellytä (esim.  mahdolliset väärinkäyttötilanteet).  
Kaikki vastaajia koskevat tiedot kerätään kyselyyn vastaamisen yhteydessä.  

Henkilötietoja käsittelevät tahot ja henkilötietojen luovuttaminen

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt  tämän tietosuojaselosteen mukaisia tehtäviä suorittaessaan. Kyselytyökalun toimittavan  alihankkijan osalta henkilötietojen käsittely tapahtuu kyselytyökalusta vastaavan rekisterinpitäjän  tietosuojaselosteen mukaisesti.  
Rekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksia varten tässä tietosuojaselosteessa kuvatuille rekisterinpitäjille lain sallimissa rajoissa, mikäli rekisteröity on  
tähän erikseen antanut luvan. Luovutustilanteessa henkilötietojen käsittely tapahtuu  rekisterinpitäjien asiakas- ja markkinoitirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten  selvittämisessä ja ehkäisyssä.  

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä selosteessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi  siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat,  että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield  -sertifioitu tai siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.  Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto  toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.  

Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Kyselyyn vastanneiden henkilöiden henkilötietoja säilytetään kartoituksen toteutusvuotta  seuraavan vuoden toukokuun alkuun asti. Mikäli henkilötietoja on luovutettu vastaajan antaman  erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien markkinointi- ja asiakasrekistereihin tämän selosteen  mukaisesti, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän markkinointi- ja  asiakasrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita.  

Miten henkilötiedot turvataan ja suojataan?

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan  tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti.  Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa  palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin  osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai  vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt.

Tutkimustarkoituksiin kolmansille luovutetut vastaustiedot on aina anonymisoitu siten, että sen  mukana ei koskaan toimiteta henkilötietoja. 

Tarkkojen henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista

Järjestödigi-kartoituksen kyselyyn on mahdollista vastata jättämättä tarkkoja henkilötietoja.  Kyselytyökalu kerää kuitenkin automaattisesti kyselyyn vastaajista lokitietoja, jotka joissakin  tilanteissa rinnastuvat henkilötietoihin. 

Millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi?

Tarkastusoikeus
Vastaajilla on oikeus saada tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä  miten näitä on käsitelty. Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu  tarkastuspyyntö osoitteeseen:  
Avoine Oy, Tuomo Heikkilä  Opastinsilta 8 E  00520 Helsinki

Tarkastuspyyntöön tulee liittää vastaajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero,  taustaorganisaatio sekä postiosoite.

Tietojen päivittäminen
Järjestödigi-kartoitusta varten muodostuvan rekisterin lyhytaikaisesta luonteesta johtuen kyselyyn vastanneiden henkilötietoja ei ole tarvetta päivittää. Vastaajalla on kuitenkin oikeus pyytää  hänestä tallennettujen tietojen päivittämistä tarvittaessa.

Suostumuksen peruuttaminen
Kyselyyn vastanneilla on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen ​tietosuoja@avoine.fi

Tiedon oikaisu
Kyselyyn vastaajalla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä  rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset,  joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä,  muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Käsittelyn rajoittaminen  
Kyselyyn vastanneella henkilöllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Oikeus saada tiedot siirretyiksi  
Kyselyyn vastanneella henkilöllä on oikeus saada kyselyyn antamansa vastaukset sähköisesti  luettavassa muodossa.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi  
Kyselyyn vastanneille henkilöiden tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, ellei tähän vastaaja  erikseen anna lupaa. Mikäli kyselyyn vastannut henkilö on antanut luvan henkilötietojensa  luovuttamiseen rekisterinpitäjien markkinointirekistereihin ja haluaa myöhemmin kieltää  suoramarkkinoinnin, tulee tästä olla erikseen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjiin ja kieltoa  toteutetaan kunkin rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisterien tietosuojaselosteiden  mukaisesti. 

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Kulloinkin voimassaoleva tietosuojaseloste  on saatavilla verkosta.